El presente Contrato de Encargo de Certificaciones Digitales Buo, S.A. de C.V. (en adelante, "BUO") establece los términos del acuerdo entre las partes con respecto al Tratamiento de Datos Personales que llevará a cabo BUO en nombre y por cuenta de Clientes de BUO (en adelante "Cliente"), en el marco de la prestación de los Servicios y en conformidad con los Términos de Servicio de BUO.
El presente Contrato de Encargo entrará en vigor en la fecha de su última modificación. Los términos no definidos de otro modo tendrán el significado establecido en el contrato principal que rige la relación con el Cliente ("el Acuerdo"). En caso de conflicto o incoherencia con los términos del Acuerdo, el presente Contrato de Encargo prevalecerá en la medida de dicho conflicto.
BUO podrá actualizar estos términos ocasionalmente, por lo que corresponde al Cliente revisar regularmente el sitio web de BUO. En caso de contar con una suscripción activa, BUO notificará al Cliente sobre dichos cambios mediante correo electrónico o a través de una notificación dentro de la plataforma.
1. Objeto
El presente Contrato tiene como finalidad establecer las condiciones bajo las cuales BUO realizará el tratamiento de datos personales requerido para garantizar la adecuada prestación de los Servicios brindados por BUO al CLIENTE, según los Términos del Servicio o Contrato principal pactado entre las partes. El tratamiento se llevará a cabo respetando los principios de licitud, lealtad, transparencia, limitación de la finalidad, minimización de datos, exactitud, limitación del plazo de conservación, integridad, confidencialidad y responsabilidad proactiva.
2. Del responsable del tratamiento de los datos
EL CLIENTE será en todo momento el Responsable del tratamiento de los datos personales de las personas físicas pertenecientes a su organización o en proceso de reclutamiento, cuyos datos sean tratados a través de la plataforma y/o los Servicios de BUO, así como de los datos de los usuarios autorizados. El CLIENTE garantiza a BUO que los datos entregados para su procesamiento han sido obtenidos con el consentimiento de sus titulares, o bajo cualquier otra base de legitimación válida, y que dichos titulares han sido informados del tratamiento para los fines de la prestación de los Servicios.
3. Del encargado del tratamiento de los datos
BUO fungirá como Encargado del tratamiento de los datos y no tendrá capacidad de decisión sobre las finalidades del uso y tratamiento de dichos datos. Las partes acuerdan que el uso de los Servicios por parte del Cliente constituye las instrucciones completas del Cliente hacia BUO. El Cliente podrá emitir instrucciones adicionales durante la vigencia del Acuerdo, siempre que sean compatibles con los términos establecidos, la naturaleza de los Servicios y la normativa aplicable.
BUO no responderá a las solicitudes, quejas o peticiones de los titulares de los datos por sí mismo. Cuando sea necesario y en la medida de lo posible, BUO ayudará a EL CLIENTE a cumplir sus obligaciones al responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento.
4. De la naturaleza de los datos
BUO tratará y procesará los datos de los Usuarios Autorizados del Cliente, así como de colaboradores o candidatos del Cliente, actuando en nombre y por cuenta del Cliente. Estos datos incluyen información personal general —nombres, apellidos, número de identificación oficial o pasaporte, género, edad, lugar de residencia, correo electrónico, teléfono— así como datos relacionados con la aptitud laboral, habilidades y desempeño, incluida la preparación académica, perfil conductual, desempeño y evaluaciones, entre otros.
5. Medidas de seguridad
BUO se obliga a aplicar las medidas de seguridad técnicas, organizacionales y físicas razonablemente necesarias para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción. Entre ellas destacan los controles de acceso y autenticación, el cifrado de datos, el almacenamiento seguro en la nube y la monitorización regular de la seguridad. Estas medidas se adoptarán teniendo en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos, las mejores prácticas y los riesgos a los que puedan estar expuestos. BUO informará a EL CLIENTE sobre dichas medidas y atenderá oportunamente cualquier solicitud de información relacionada.
6. De las condiciones para el acceso y tratamiento de datos personales
El tratamiento y acceso de los datos por parte de BUO se llevará a cabo exclusivamente para los fines relacionados con la prestación de los Servicios acordados. BUO se compromete a tratar los datos en estricto cumplimiento de la normativa vigente, absteniéndose de utilizarlos para fines distintos o de transferirlos a terceros sin la debida autorización del Responsable. La remisión de datos que haga BUO a sus subcontratistas o proveedores para la adecuada prestación de los Servicios no se considera una transferencia.
En caso de realizar transferencias de datos por petición del Responsable a otro encargado o tercero, será obligación de EL CLIENTE obtener el consentimiento de los titulares. Si BUO subcontrata el tratamiento a terceros, garantizará que ofrezcan garantías suficientes para implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas. BUO no será responsable del uso indebido que EL CLIENTE o terceros no autorizados puedan hacer de la plataforma o de la información gestionada a través de los Servicios.
7. Obligaciones del Cliente (Responsable)
- Garantizar el cumplimiento de la legislación aplicable.
- Obtener el consentimiento de los titulares para el tratamiento, cuando así lo requiera la ley.
- Enviar al titular el aviso de privacidad correspondiente e informar del tratamiento antes de iniciarlo.
- Solicitar el consentimiento nuevamente, cuando la ley lo exija, si cambian las finalidades del tratamiento.
- Limitar al mínimo posible el periodo de tratamiento de datos personales sensibles.
- Proporcionar instrucciones claras y legales a BUO y supervisar razonablemente el cumplimiento de las medidas de seguridad.
- Informar a BUO de cualquier modificación en las finalidades o instrucciones iniciales.
- Garantizar al titular el pleno ejercicio del derecho de protección de datos y establecer mecanismos sencillos y gratuitos para ejercer sus derechos.
- Mantener, en su propia organización, medidas administrativas, operativas, físicas y técnicas suficientes para la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
8. Obligaciones de BUO (Encargado)
- Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones de EL CLIENTE y para fines de la prestación de los Servicios.
- Implementar las medidas de seguridad necesarias para proteger los datos contra pérdida, alteración o acceso no autorizado.
- Informar sin dilación al Cliente cuando un titular ejercite sus derechos a través de BUO, y remitirle de inmediato cualquier solicitud o queja recibida.
- Informar de inmediato si no puede cumplir con las disposiciones del presente Contrato por cualquier motivo.
- Notificar al Cliente sobre cualquier brecha de seguridad que comprometa los datos bajo su custodia.
- Suprimir o devolver los datos personales al finalizar el contrato, salvo disposiciones legales que exijan su conservación.
- Guardar confidencialidad y garantizar que su personal y terceros autorizados estén obligados a respetar la confidencialidad de los datos.
- Establecer un sistema de supervisión y vigilancia interna y/o externa, incluyendo auditorías, para comprobar el cumplimiento.
- Abstenerse de transferir los datos, salvo determinación expresa y por escrito del Cliente o mandato de autoridad competente.
9. Subcontratación
EL CLIENTE otorga su autorización expresa a BUO para subcontratar a los proveedores que considere necesarios para la adecuada prestación de los Servicios, incluyendo infraestructura, plataformas y servicios en la nube. Dichos proveedores actuarán en nombre y por cuenta de BUO y estarán prohibidos de utilizar los datos para cualquier propósito ajeno. BUO garantizará que cumplan con las mismas obligaciones en materia de protección de datos mediante acuerdos contractuales. EL CLIENTE reconoce que algunos subproveedores podrían estar sujetos a leyes de sus países de origen que les obliguen a suministrar información por motivos de seguridad nacional o interés público. Cuando lo solicite, BUO podrá entregar una lista de subcontratistas.
10. Remisión de datos personales
Dado que el tratamiento realizado por BUO constituye un encargo derivado de la contratación de un servicio, entre EL CLIENTE y BUO no se configurará una transferencia de datos personales, sino únicamente una remisión. Si la legislación aplicable determina que existe una transferencia que requiere consentimiento expreso de los titulares, será responsabilidad exclusiva del CLIENTE obtenerlo, en su calidad de Responsable. Esta remisión no generará ningún vínculo directo entre BUO y los titulares de los datos.
11. Confidencialidad y tratamiento de datos por terceros
BUO únicamente permitirá el acceso a los datos personales a aquellos miembros de su personal o terceros contratistas cuando sea estrictamente necesario para la ejecución y gestión de los Servicios. BUO se compromete a mantener acuerdos de confidencialidad con sus colaboradores, contratistas, proveedores, representantes, directores o subcontratistas que puedan tener acceso a la Información Confidencial.
12. Notificación de brechas de seguridad
En caso de una violación de la seguridad de los datos personales, BUO notificará al CLIENTE sin dilación injustificada, proporcionando la información requerida para cumplir con las obligaciones de notificación ante las autoridades y los titulares: la naturaleza de la brecha, los datos comprometidos, las medidas adoptadas para mitigar el daño y las acciones correctivas. EL CLIENTE reconoce que, por la naturaleza de estos incidentes, BUO podrá entregar información de forma periódica conforme avance la investigación.
13. Uso de inteligencia artificial y decisiones automatizadas
EL CLIENTE reconoce y acepta que los Servicios de BUO implican el uso de tecnologías de machine learning, inteligencia artificial y decisiones automatizadas, y que dicho uso es parte esencial de los Servicios. EL CLIENTE acepta expresamente que BUO efectúe dicho tratamiento y perfilación sobre los datos de los colaboradores o candidatos del CLIENTE, y exime de responsabilidad a BUO sobre las obligaciones legales que le competan al CLIENTE. BUO no es responsable por ninguna de las decisiones que adopte EL CLIENTE con base en los Servicios, incluida la información, predicciones y datos ofrecidos.
14. Conservación de los datos
BUO conservará los datos personales únicamente durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades establecidas. Una vez cumplida la finalidad o finalizado el contrato, BUO procederá a suprimir los datos tratados en nombre del CLIENTE y proporcionará evidencia de dicha eliminación, o bien los devolverá. Lo anterior no aplicará cuando exista una obligación legal de conservación. BUO podrá optar por anonimizar los datos y, una vez anonimizados, conservarlos para sus propios fines legítimos (investigación, análisis estadístico, desarrollo); la información anonimizada no constituye datos personales.
15. Resolución del contrato
Ambas partes estarán facultadas para dar por terminado este contrato, y por ende el Acuerdo principal, en caso de incumplimiento grave o recurrente de sus disposiciones o de las obligaciones que les imponga la legislación de protección de datos aplicable.
16. Ley aplicable
Este Contrato de encargo de datos personales constituye las cláusulas contractuales que regulan la relación entre el CLIENTE y BUO para el tratamiento de datos bajo el Acuerdo principal, de conformidad con:
- México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (2010) y su Reglamento.
- Costa Rica: Ley N.º 8968 de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su Reglamento.